Klagen kommer fra det svenske firmaet Ålems Orgelverkstad AB som var en av de fire som deltok i innspurten. I alt sju firma var med i prekvalfiseringa, og fire ble med videre. De øvrige tre var Orgelbau Kuhn AG som fikk oppdraget, Harrison & Harrison Ltb og Ryde og Berg orgelbyggeri AS.

Sistnevnte firma er norsk, og har sendt brev til fellesrådet der de ber om flere opplysninger i saken. Kirkeverge Kurt Rylandsholm opplyser at Ryde og Berg orgelbyggeri ikke har fremmet en formell klage. Ingen har klaget til KOFA - klageorganet for offentlige anskaffelser.

Drøftet saken

Da henvendelsene kom, sammenkalte kirkevergen ledelsen i fellesrådet, representanter fra orgelkomiteen og ledelsen i Melhus menighetsråd for å drøfte hva som skjer videre.

- Fellesrådet har fattet vedtak om å velge Orgelbau Kuhn ut fra rådet fra orgelkonsulenten og den ene fagpersonen. Dessuten stemte 4 av 6 i orgelkomiteen for å velge Orgelbau Kuhn. Dersom klagene som nå er kommet ikke tilbakevises, innkalles fellesrådet til nytt møte, sier Rylandsholm.

Kirkevergen opplyser at juridisk bistand er brukt i hele prosessen, og at fellesrådet har fått tilbakemelding fra juristen om at det vedtaket som er gjort, er juridisk holdbart.

I første omgang valgte fellesrådet å holde hemmelig hvem som var de fire anbyderne og hvordan vektinga i forbindelse med anbudet var. Kirkevergen forteller at arbeidsgruppa i orgelsaken ble avkrevd lojalitet overfor dette. Imidlertid har blant annet Trønderbladet fått innlevert dokumenter fra orgelsaken av en anonym person. Derfor har fellesrådet besluttet å være åpen rundt hvem som var anbyderne.

Vektinga

Under vektinga av anbud utgjorde prisen 20 prosent. Kvaliteten i utførelsen var vektet 35 prosent, og resten gjaldt fasademessig tilnæring, garanti/oppfølging og ferdigstillingstidspunkt.

Foreløpig er det uklart hva klagene betyr med tanke på tidspunktet for ferdigstillelse. Orgelkonsulent Bjørn Andor Drage antydet tidligere i år at det nye orgelet kunne være ferdig rundt jul 2015. Kirkeverge Rylandsholm sier at det betinger at kontrakt med orgelbyggerfirma skrives på ettersommeren. Fristen for å benytte seg av momskompensasjonen Husbanken gir og som kommunestyrets vedtak bygde på, er at orgelet er ferdigstilt 1. desember 2015.