Sør-Trøndelag historielag uttrykte i juni sin frustrasjon over det de opplever som begrensninger av tilbudet ved og tilgangen til Statsarkivet i Trondheim.
Åpningstidene på våre lesesaler er kortere og mer begrenset enn tidligere, og grunnen til dette er at Arkivverket må overholde alle våre forpliktelser.
Ny virkelighet
Arkivverket er satt til å løse et samfunnsoppdrag. Vi skal ta vare på arkiver og dokumenter som ble skapt fra tidlig middelalder og frem til i dag, og vi skal tilgjengeliggjøre materialet for befolkningen. Dette har vi gjort i flere hundre år, og det kommer vi til å fortsette med.
De siste tiårene har imidlertid måten arkiver og dokumenter skapes og vedlikeholdes på endret seg og blitt digital. Det er ressurskrevende å sette oss i stand til å håndtere denne digitalt skapte informasjonen.
I tillegg har våre brukeres forventninger endret seg radikalt. Digital tilgang over hele landet er blitt hovedforventningen, og i takt med samfunnsendringene har interessen, og til dels behovet, for å møte opp fysisk på en lesesal gått ned.
Det betyr at vi må bruke ressursene våre på å gi flere parallelle tilbud, og da må noe nedskaleres. Sommerstenging og reduserte åpningstider er et resultat av dette. Vi må bruke hoveddelen av ressursene våre der flest mulig brukere kan få mest igjen.
Forstår frustrasjonen
Vi forstår godt at historikere og andre brukere som har vært vant til rause åpningstider med «drop in»-tilbud på tilgang til arkivmateriale og faglig veiledning, er bekymret. Vi vet at forskere, studenter og forfattere er helt avhengig av tilgang til våre data og god veiledning for å finne frem i disse.
Det er dette vi jobber for å både sikre, men også forbedre drastisk gjennom digitalisering og utvikling av tilbud om smidig og behovsbaserte tilgang på analogt materiale med fokus på digitale innganger.
Utvikling av teknologi vil på sikt gi merverdi til alle våre brukere, mer nytte av eksisterende arkiver og bedre bruk og tilgang på nasjonens hukommelse. Å bruke mer av ressursene våre på å digitalisere arkiver og gjøre dem tilgjengelig på Digitalarkivet, gjør arkivene mer tilgjengelige for folk, ikke mindre.
Prøveperioder
Det er imidlertid viktig å understreke at i motsetning til materialet vi bevarer, er ikke våre ordninger med åpningstider, prøveordninger som skanning på bestilling eller forskertilgang, laget for evigheten. Vi endrer og tilpasser underveis etter hvert som vi ser hvilken effekt tiltakene våre har, hvilke tilbakemeldinger vi får og ikke minst brukerstatistikker.
Og de utfordringene Sør-Trøndelag historielag beskriver er vi klar over. Vi har gjennom våren kjørt en pilot hvor vi har testet ut «Lesesal på forespørsel». Basert på erfaringene og tilbakemeldingene vil fase to av piloten kjøres i gang medio august, hvor vi ikke vil begrense oss til tidspunkter, brukergrupper eller lokasjoner, men fokusere på konkrete behov for utvidet tilgang. Mer informasjon vil komme.
Målet er å imøtekomme slike behov som Tretvik beskriver på en smidig, ressurseffektiv og fremtidsrettet måte, i stedet for å gjeninnføre gamle løsninger.